A Virtual Central Office (VCO) szolgáltatással kapcsolatos leggyakoribb kérdésekre adunk rövid, érthető választ.
A cél: gyorsan kiderüljön, hogy a VCO illeszkedik-e az iroda működéséhez.
Tartalom
Általános kérdések
Mi a VCO röviden?
A VCO egy központi, távolról is elérhető irodai munkakörnyezet. A csapat ugyanazon a rendszerben dolgozik,
közös adatokkal, egységes működéssel. A cél: a napi munka kiszámítható legyen, helyi szerverüzemeltetés nélkül.
Ez ugyanaz, mint a „felhőbe költözés”?
Igen, a legtöbben így hivatkoznak rá. A különbség az, hogy itt nem új munkamódszert kell megtanulni:
a megszokott irodai működés marad, csak a háttér kerül felügyelt, biztonságos környezetbe.
Kinek való a VCO?
Olyan irodáknak, ahol fontos a munka folyamatossága és az átlátható működés. Különösen jó választás,
ha van (vagy volt) helyi szerver, ha többen dolgoznak egyszerre, vagy ha a távoli munkavégzés rendszeres.
Használat és működés
Honnan lehet dolgozni?
Irodából és távolról is. A munkatársak ugyanabba a központi környezetbe lépnek be, így mindenkinek ugyanaz a rendszer áll rendelkezésre.
Milyen eszköz kell hozzá?
Általában bármilyen normál irodai laptop vagy asztali gép elegendő. A lényeg nem a helyi hardver,
hanem az, hogy a munka a központi környezetben történik.
Hányan tudják egyszerre használni?
A csomagok az egyidejű használat alapján különböznek:
VCO2 (2), VCO4 (4), VCO8 (8). Ez azt jelenti, hogy egyszerre ennyi munkatárs tud belépve dolgozni.
Ha később többen leszünk, lehet bővíteni?
Igen. A csomagok között később is lehet váltani, így a rendszer együtt tud növekedni az irodával.
Adatok és dokumentumok
Hol vannak az adataink?
Az adatok központi helyen vannak, nem szétszórva több munkaállomáson. Ez átláthatóbb működést ad, és egyszerűbbé teszi a hozzáférések kezelését is.
Az adatok és a VCO fizikailag egyszerre 2 vagy több saját kiszolgáló gépeinken, több földrajzilag elkülönülő helyen titkosítva tárolódnak. Szervereink 0-24/7 felügyelt, klimatizált, tűzoltó berendezéssel ellátott, állandó áram és internet ellátással szerver farmokon vannak elhelyezve.
Mi történik, ha valaki véletlenül töröl vagy felülír valamit?
Ilyen esetekre vannak visszaállítási lehetőségek. A cél az, hogy egy hiba ne jelentsen visszafordíthatatlan adatvesztést.
Hogyan lehet az ügyfelekkel dokumentumot cserélni?
Akár az eddig bevált módszerekkel, akár az erre külön szolgáltatásként elérhető a Nextcloud tárhely segítségével, amit sok iroda „átadópultként” használ:
az ügyfelek feltöltik a könyvelési anyagot, a könyvelő pedig rendezett módon osztja vissza a kész dokumentumokat.
Bevezetés és átállás
Mennyi idő alatt indul el a szolgáltatás?
A bevezetés általában néhány munkanapon belül elindítható, az igények egyeztetésétől és az adatok rendezésétől függően.
Ha most helyi szerverünk van, át lehet költözni?
Igen. A VCO alkalmas helyi szerver kiváltására. Az átállást érdemes megtervezni, hogy a napi munka közben is biztonságosan végigvihető legyen.
Megmaradnak az irodai eszközök (nyomtatók, gépek)?
Igen. A munkaállomások és nyomtatók ugyanúgy használhatók. A különbség az, hogy a központi rendszer nem helyben fut, hanem a VCO adja.
Kiegészítő szolgáltatások
Kérhető e-mail szolgáltatás is?
Igen, külön szolgáltatásként elérhető e-mail szolgáltatás is. Akkor is kérhető, ha a cél „csak” a levelezés rendbetétele.
Kérhető rendszergazda szolgáltatás?
Igen. Ha a VCO-val a helyi szervert kiváltják, sok irodában szükség van a munkaállomások, nyomtatók és irodai hálózat karbantartására is.
Ilyenkor érdemes az egészet egyben kezelni.
Gyakorlati kérdések (Mi van ha…?)
Mi történik, ha elmegy az internet az irodában?
Ha az irodai internetkapcsolat megszakad, a munka nem feltétlenül áll meg: mobilinternetre (telefonos internetmegosztás) át lehet váltani, és ott lehet folytatni a munkát, ahol a kapcsolat megszakadt.
Az ügyfelek pendrive-on hozzák az anyagokat. Hogyan kerülnek fel a VCO-ba?
Ugyanúgy, mint a saját számítógépre: egyszerű másolás/beillesztéssel felvihetők a központi környezetbe.
Nem szükséges külön „trükközés” vagy bonyolult folyamat.
Szeretnék az irodai nyomtatómra nyomtatni. Ez megoldható?
Igen. Több megoldás is létezik a nyomtatók használatára. Hogy melyik a legjobb, az az adott nyomtató típusától és az irodai környezettől függ. A bevezetés során ezt egyeztetjük, és a legkézenfekvőbb megoldást választjuk.
Teams, Zoom vagy más online meetingeket használok. Ezek továbbra is működnek?
Igen. A gyakorlatban az a legjobb, ha a meetingek továbbra is a saját számítógépen futnak.
A VCO a munkakörnyezetet adja (programok, adatok), a hang- és videóhívások pedig maradhatnak a megszokott módon a helyi gépen.
Döntést segítő kérdések
Mi történik, ha később nem szeretnénk tovább használni a VCO-t?
A VCO nem zárja be az irodát egy megoldásba. Ha a szolgáltatásra később nincs szükség, az együttműködés rendezett módon lezárható,
és az iroda tovább tud lépni más irányba.
A cél az, hogy az együttműködés eleje és vége is átlátható legyen, ne maradjanak nyitott kérdések vagy bizonytalanságok.
Mi történik, ha valamilyen probléma adódik a VCO működésével?
Probléma esetén a hibabejelentés elsődleges módja a jegykezelő (ticketing) rendszer.
Ez biztosítja, hogy az eset nyomon követhető legyen, és a megoldás dokumentáltan történjen.
Ha a hiba a munkát azonnal ellehetetleníti (például a rendszer nem indul el vagy nem érhető el), telefonos elérhetőség is rendelkezésre áll. Ilyen esetekben a cél a mielőbbi helyreállítás.
Mire terjed ki a támogatás?
A támogatás fókusza a VCO működésén van: a központi környezet elérhető legyen, a felhasználók be tudjanak lépni, és a munka technikai akadály nélkül folyhasson.
Az irodai alkalmazások (például Excel, Word, Outlook) és a könyvelőprogramok felhasználói szintű használata nem része a szolgáltatásnak.
Könyvelőprogramok esetén a technikai működéshez kapcsolódó beállításokban (például paraméterezés, környezet) tudunk segítséget nyújtani,
a napi használat és szakmai funkciók azonban az iroda hatáskörébe tartoznak.
Mi történik, ha sürgős helyzetben van szükség segítségre?
Vannak olyan helyzetek, amikor a munka nem várhat. Ilyenkor a kapcsolatfelvétel nem időponthoz kötött, hanem az adott helyzethez igazodik.
A cél az, hogy egy komoly technikai probléma ne okozzon aránytalan fennakadást az iroda működésében.
Mi van akkor, ha a VCO mégsem illik az iroda működéséhez?
Ez is egy lehetséges kimenet. Az egyeztetések célja pontosan az, hogy ez még az indulás előtt kiderüljön.
Ha a VCO nem jelent valódi előnyt az adott irodának, ezt egyértelműen jelezzük, és nem erőltetjük a bevezetést.
Kapcsolat
Mi a következő lépés?
Egy rövid egyeztetés. Ennek célja annak tisztázása, hogy a VCO illeszkedik-e az iroda működéséhez, és melyik csomag a megfelelő kiindulópont.